Review Bab VIII Buku CHANGE (Rhenald Kasali)

“Meluluhlantakkan Kompleksitas dan Bekerja Lebih Cepat”

oleh : MetamorphoSELF

Lingkungan yang semakin kompleks membuat pikiran orang-orang di dalam perusahaan menjadi kompleks. Untuk itu, salah satu agenda penting dalam manajemen perubahan agar organisasi dapat bergerak lincah adalah menyederhanakan hal-hal kompleks supaya menjadi jelas dengan membuang hal-hal yang kurang penting.

Orang-Orang Pintar Berpikir Simpel

Kekurangan orang yang berpikir kompleks adalah takut mengambil keputusan, sulit melihat sesuatu dengan jelas, yang ditandai dengan keruwetan. Hal ini akan mengakibatkan organisasi bergerak lambat. Di dunia ada dua jenis orang pintar, sekadar pintar dan pintar karena menciptakan impak yang luar biasa. Banyak tokoh besar yang justru menawarkan teorinya yang sederhana, contoh Teori Relativitas Einstein, Invisible Hand Adam Smith, Id-Ego-Superego Sigmund Freud, Reinventing Government Bill Clinton dan Al Gore, IT Cluster Jose Maria Figures, Privatisasi Margareth Thatcher dan Glasnot dan Perestroika Mikhail Gorbachev. Lewat hal sederhana, pengikut justru menjadi mengerti, terinspirasi dan mudah bergerak.

Simplitas dan Upaya Menciptakan Keunggulan Daya Saing

Di dunia bisnis banyak terobosan penting yang sederhana. Herb Kelleher, CEO Southwest Airlines membuat terobosan dengan menggunakan satu jenis pesawat Boeing 737, tariff murah, penumpang bebas memilih tempat duduk dan membawa makanan sendiri. Semua itu dilakukan supaya manajemen fokus terhadap bisnis inti. Konsep outsourcing mengajarkan untuk bekerja simple dengan menyerahkan aktivitas penunjang pada pihak lain. Konsep minimalis pada dunia desain memudahkan dalam produksi. Framework untuk menjadikan organisasi lebih simpel adalah dengan pemanfaatan waktu yang berbeda, buat konsep yang simple supaya mudah dipahami sehingga pemimpin tahu apa yang harus dikerjakan, kapan hal itu dapat selesai dan supaya mudah mengatur bawahannya.

Landak atau Serigala

Bagi Collins (2001), pemimpin – pemimpin bisnis yang berfikir sederhana itu diibaratkan sebagai pengatur strategi landak. Sedangkan sebagian besar pemimpin bisnis lainnya justru menganut strategi agresif yang disebutnya sebagai strategi serigala. Serigala, kala melakukan serangan serigala merangsek dari berbagai sisi, mencari titik serangan lewat berbagai taktik dan strategi dan banyak melakukan hal yang sia – sia. Sebaliknya landak hanya memakai satu strategi. Ia mencecar mangsanya secara pasti dan begitu dapat ia langsung menerkam dan kembali ke sarang persembunyiannya. Ia tahu apa yang seharusnya dilakukan dan tidak untuk dilakukan. Kala ia diserang, ia mengambil satu langkah saja, yaitu menggulung diri dengan seluruh tubuhnya yang dibaluti oleh duri. Sebagai suatu contoh adalah yang dilakukan oleh wallgreens. Ia mengambil jalan simpel, dengan konsisten yang tinggi. Mereka punya program menduduki setiap sudut – sudut jalan suatu kota untuk mengganti lokasi – lokasi yang dinilai sudah tidak nyaman lagi. Semua orang di dalam perusahaan tahu apa yang harus mereka kerjakan dan apa – apa saja yang tidak boleh dikerjakan. Mereka fokus pada “ the right thing on the right time”.

Mengapa Takut Berpikir dan Bertindak Sederhana

Hampir semua orang setuju dengan pentingnya berfikir dan berkomunikasi dengan jernih dan jelas. Tetapi, dalam praktiknya, manusia menemui banyk hambatandan kesulitan. Orang–orang yang berfikir sederhana akan menemui sejumlah kritik. Kritik–kritik ini bisa mengurangi sedikit keyakinan anda untuk berkomunikasi dengan sederhana. Kritik–kritik itu antara lain sebagai berikut:

1. Anda akan Disebut Simplisistik

Simplisitik bagi sebagian orang adalah penghalusan dari kata “tidak pandai” atau “bodoh”. Mereka bisa saja mengatakan anda benar – benar simpel, pengetahuan Anda terbatas, kurang wawasan dan sebagainya.

2. Anda Dinilai Kurang Mengerti

Sebagian orang beranggapan bahwa masalah yang mereka hadapi begitu kompleks sehingga membutuhkan pemecahan yang kompleks.

3. Seseorang akan Mengatakan “Begitu saja, Saya juga sudah tahu”

Jawaban atau penjelasan Anda yang sederhana dan terlalu mudah dimengerti bisa dianggap terlalu dasar, terlalu umum, terlalu jelas.

4. Akan Dicap “Malas”

Malas disini bukan berarti malas secara fisik melainkan malas berfikir.

Seperti kata Jack Welch, dibutuhkan keberanian untuk berfikir dan bertindak sederhana. Anda tidak berarti sudah cukup cerdas dengan menyajikan sesuatu yang kompleks dan tidak dimengerti. Hanya orang – orang cerdas yang berani menyajikan hal yang kompleks dengan cara yang dimengerti orang lain.

NILAI – NILAI KECEPATAN

Perubahan erat hubungannya dengan kecepatan. Perubahan yang lambat bisa tidak memberikan arti apa – apa bila ia telah kehilangan momentum. Jadi, perubahan memerlukan tingkat kecepatan untuk merespons. Kita dituntut untuk lebih cepat dan lebih cepat lagi. Orang – orang lama masih selalu saja menutup–nutupi kelemahannya dengan berdalih. “Bagaimanapun, proses yang ini tidak boleh dipercepat”, atau “Yang cepat itu belum tentu kualitasnya baik”.

UNSUR-UNSUR KECEPATAN

1. Pentingnya Akses

Dewasa ini. Pemain-pemain pasar global hanya bisa bergerak cepat kalau mengutamakan akses. Mereka harus mampu mengakses semua pasar potensial dan semua pemasok penting dalam tempo seketika. Contoh: Pabrik Mesin General Motor tidak hanya memproduksi mesin untuk mobil buatan mereka dan Perusahaan Sepatu Nike yang tidak punya pabrik namun konsentrasi pada pengembangan desai, pembangunan jaringan pemasaran dan brand image.

2. Berpikir Cepat

Berpikir cepat artinya fokus pada hal yang pokok dan mampu merespons dengan cepat.

3. Pengambilan Keputusan yang Cepat

Berpikir cepat artinya memiliki kemampuan memproses informasi dengan cepat. Ada beberapa hal yang mengakibatkan seseorang menjadi lambat dalam mengambil keputusan, diantaranya adalah:

- Pembelajar yang lambat

- Tidak kenal masalah

- Conflict of Interest

- Posisi hasil kompromi

- Prosedur yang menghambat

- Team yang lemah

- Persepsi terhadap resiko

Berikut ini adalah tips untuk pengambilan keputusan cepat, yaitu:

- Dalam kondisi apapun, yakinkan diri Anda bahwa suatu keputusan harus diambil

- Biasakan dekat dengan masalah

- Selalu bedakan antara orang yang mempunyai masalah besar dengan orang yang membuat masalah menjadi besar.

- Jangan berteriak bahwa kita punya masalah besar.

- Cepat selesaikan masalah sebelum masalah itu membesar.

- Identifikasi masalah dengan cepat.

- Terlibat dalam proses.

- Berpikir positif.

- Biasakan membuat rencana tindakan.

4. Bingkai Eksekutif

Green (1999) memperkenalkan 4 jenis personality pemimpin, yaitu:

- Tipe Headline (dilambangkan dengan gambar segitiga)

Eksekutif dengan kepemimpinan kuat, tetapi emosinya sangat dikendalikan.Tipe ini lebih mudah mengambil keputusan kalau Anda bisa menunjukkan pilihan-pilihan yang luas sehingga ia bisa memilih dan Anda bisa menjelaskan secara singkat.

- Tipe Ilustrasi (dilambangkan dengan simbol e)

Bingkai eksekutif paling ideal. Kepemimpinannya kuat, bekerja dengan emosi tapi tidak emosional. Tipe ini mengambil keputusan lebih didasarkan pemikiran bersama, semangat, diskusi, pemikiran kreatif, radikal, inovatif dan menyenangkan. Supaya cepat mengambil keputusan bantu orang ini dengan suasana yang menyenangkan.

- Tipe Logo (dilambangkan dengan simbol lingkaran)

Kepemimpinannya lemah tetapi emosinya lepas. Menghargai consensus tapi enggan mengambil keputusan. Untuk membantu orang ini supaya cepat mengambil keputusan maka Anda harus menunjukkan support, kebersamaan, bebas dari konflik dan kurangi rasa cemas.

- Tipe Analis (dilambangkan dengan simbol segiempat)

Tipe kepemimpinan terlemah dan emosinya sangat dikendalikan, kaku, banyak berpikir dan lamban. Mereka tidak bias dipaksa mengambil keputusan dengan cepat dan mereka membutuhkan detai bersama-sama dengan analisis implementasinya.

5. Kecepatan Bertindak

Reedwod, Goldwarser, dan Street (2001) membagi tindakan (action path) ke dalam empat kategori S dengan mengibaratkan dunia ini sebuah pertandingan atletik. Dalam dunia atletik, khususnya lari, dikenal 4 jenis lomba, yaitu : lari cepat (sprint), lari rintangan (high jump), dasalomba, dan maraton.

- Sprint

Ini adalah action yang diambil pemimpin kalau waktu yang dimiliki sangat pendek, kompetisi tinggi, dan tidak menghadapi banyak rintangan. Anda harus sangat terlatih dan kuat.

- Lompat (Lari) Rintangan

Memang Anda dituntut bekerja cepat, tetapi dibutuhkan lebih dari sekadar cepat, yaitu kehati-hatian, dan kebiasaan melompat dengan cermat, penuh perhitungan. Anda tak boleh terlalu bernafsu.

- Dasalomba

Anda kali ini diberi banyak waktu, tetapi stamina harus kuat karena rintangan yang dihadapi sangat panjang dan beragam. Selain harus selalu siap berubah dan belajar menghadapi hal-hal baru, Anda juga harus mengatur ritme, pernapasan dan emosi. Anda tak akan bisa cepat menyimpulkan hasil akhir dari kemenangan-kemenangan jangka pendek, tetapi pasti Anda membutuhkan kemenangan-kemenangan temporer itu.

- Maraton

Ini adalah medan yang hanya dimiliki pemilik-pemilik perusahaan swasta berusia muda. Karena Anda pemilik yang masih muda usia maka medan Anda masih panjang. Seperti berkarier di Badan Usaha Milik Negara, seorang pemula konon tak perlu melakukan sprint di depan. Yang penting lari dengan stabil dan banyak mengatur keseimbangan. Kesalahan terbesar bagi usahawan-usahawan muda adalah melakukan sprint jauh sebelum tanda-tanda garis finish terlihat.

Dalam melakukan tindakan, mungkin Anda tak punya banyak pilihan yang bebas. Ada saatnya Anda harus melakukan lompat rintangan, lalu dasalomba, maraton, dan sewaktu-waktu sprint. Dari semua ini, semua aktor perubahan harus tahu betul berapa lama waktu yang tersedia baginya untuk mengubah sesuatu dan seberapa banyak rintangan yang ia hadapi.

6. Disiplin Diri

Hampir semua perubahan besar di dunia ini berhasil dijalankan oleh para pemimpin besar. Kalau kita buka lembar-lembar sejarah, para pelaku perubahan (change makers) memiliki sesuatu yang tidak banyak dimiliki orang lain, yaitu self-discipline (disiplin diri). Mereka semua sepakat, sebelum memimpin orang lain mereka harus mampu mengendalikan dirinya lebih dahulu.

- Tips untuk Membangun Disiplin Diri

1) Mulailah dengan diri sendiri (Start with yourself).

2) Jangan berorientasi pada pesaing, berorientasilah pada pelanggan dan diri Anda sendiri.

3) Jangan menunda. Lakukan sedini mungkin (Start Early).

4) Mulailah dari hal-hal kecil (Start Small).

5) Mulailah sekarang juga (Start Now).

7. Antisipatif

Salah satu sebab lambannya suatu respons dalam mengadapi suatu perubahan adalah karena manusia gagal melakukan antisipasi. Manusia yang cinta perubahan berorientasi ke masa depan. Mereka menggunakan memory masa depan dan belajar dari hari esok (de Geus, 1997). Manusia-manusia ini bersifat antisipatif, menarik keadaan yang diimpikan pada hari esok menjadi hari ini. Mereka sudah bisa membayangkan apa yang akan terjadi di hari esok dengan visi mereka. Mereka membuat persiapan sungguh-sungguh untuk menghadapi hari esok. Mereka selalu bertanya : Apa yang akan terjadi dan apa yang harus dilakukan bila kemarau tiba dan pasokan listrik dari PLN berkurang? Apa yang akan terjadi kalau lingkungan fisik kita semakin hari semakin rusak? Apa yang akan dilakukan kalau semua orang kota sudah pakai handphone? Apa yang harus saya kerjakan kalau presiden yang terpilih bukan yang sekarang berkuasa? Demikian seterusnya. Dengan bekerja antisipatif maka Anda bisa bekerja cepat dan profesional, karena segala sesuatunya sudah dipersiapkan dengan baik.

- Tips untuk bersikap antisipatif

1) Biasakan melihat ke depan.

2) Pelajari kebiasaan-kebiasaan yang berlaku, lihatlah apa yang selalu dilakukan orang (konsumen maupun staf Anda) pada saat-saat tertentu, dan pikirkan sebelum semua itu terjadi lagi, apa yang harus dilakukan.

3) Latih memory dan gerakan untuk menangkap peluang-peluang itu dan berikan penghargaan pada siapa pun yang bertindak responsif.

4) Buat early warning system

8. Kerja Sama Team

Anda tak dapat bergerak cepat, kecuali anda mempunyai the winning team yang juga berorientasi pada nilai-nilai kecepatan. Dibawah ini tips untuk membentuk The Winning Team :

1. Jangan terlalu ambisius dengan membentuk sebuah superteam

Superteam terdiri dari orang-orang super heba. Alih-alih memilih mereka, pilihlah orang-orang yang mau bekerjasam, mau memberikan kontribusi yang saling melengkapi. Orang-orang yang super cenderung tidak bisa bekerjasama dalam team dam merasa bisa bekerja sendiri tanpa bantuan orang lain.

2. Rekrut orang-orang yang komit terhadap kesempurnaan, memiliki standar yang tinggi, memperhatikan detail, dan action oriented.

Jangan merekrut orang-orang yang mudah cemas dan memiliki banyak persoalan pribadi, sebab ia akan membebani team dengan masalah-masalah pribadinya.

3. Berikan standar atau ketentuan-ketentuan yang jelas

Team bisa bekerja dengan baik kalau standarnya jelas, namun tetap ada ruang untuk fleksibilitas.

4. Harapkan yang terbaik

Team harus didorong untuk memaksimalkan potensi dalam menghasilkan karya yang terbaik.

5. Kuncinya adalah komunikasi

Semakin anggota team saling mengenal satu sama lain, semakin baik team bekerja.

6. Berikan perhatian

Pemimpin dapat memberikan semangat kerja team dengan memberikan kepercayaan dan mengunjungi teamnya.

7. Personalisasikan penghargaan

Semakin besar perusahaan, semakin terdapat kecnderungan formalitas dan semakin hilangnya sentuhan pribadi sehingga personel-personelnya harus diberi penghargaan.

8. Berikan penghargaan team

Jangan berikan penghargaan individual, melainkan berikan penghargaan team sebagai wujud dari penghargaan penghargaan kerjasama team.

9. Berikan sentuhan “cross border”

Bila, perlu, buat pelatihan-pelatihan cross border yang sama pentingnya dengan pelatihan-pelatihan kompetensi team.

10. Rayakan bersama

Setiap kali team berhasil mencapai hasiltertentu maka pemimpin team harus mampu membuat semacam perayaan lewat sebuah kegiatan yang menujukan pengakuan atas kemenangan bersama.

11. Jangan pernah membubarkan “the winning team”

Sebuah team tidak terjadi dengan sendirinya, melainkan melalui suatu proses, sekali ia terbentuk, anda harus terus memupuknya dan memperkuatnya.

9. Memanfaatkan Teknologi

Sejak manusia mengenal teknologi informasi, dunia menjadi lebih terbuka, lebih instant, lebih mudah dan relative lebih murah. Teknologi informasi membuat benda-benda menjadi lebih cerdas, bekerja sendiri dan menimbulkan dampak kematian bagi jarak, waktu antrian dan dunia keperantaraan. Teknologi mampu membuat anda menjadi lebih mudah memahami selera pasar sehingga membuat anda menjadi lebih antisipatif. Salah satu contohnya adalah yang dilakukan kelompok HP (Hewlett-Packard) Indonesia yan bukan saja menjual perangkat komputer melainkan juga jasa-jasa perawatan sistem informasi. Salah satu client mereka adalah Bursa efek Jakarta. Jika pada suatu saat BEJ terkena serangan bom dan system serta data BEJ harus segera diselamatkan, team HP sudah berada di muka gedung BEJ. Maka ketika telepon dari BEJ masuk, team bisa segera memasuki gedung dan melakukan langkah-langkah penyelamatan.

PENUTUP

Ada beberapa penjelasan mengapa mesin organisasi Anda tidak dapat bergerak cepat:

• Manusia-manusia lambat

Mereka secara fisik dan berdasarkan kebiasaan-kebiasaan yang berlaku di kantor tidak terbiasa bekerja secara cepat

.

• Desain Organisasi yang Kompleks

Struktur dan desain organisasi yang kompleks sreta hierarkinya yang kaku bisa melumpuhkan gerak orang, baik kreativitas maupun kecepatan geraknya.

• Office Politics

Kultur organisasi suatu ketika bisa saja berubah menjadi sangat menyulitkan bagi anda.

• Peraturan-peraturan yang Menyulitkan
• Tidak Ada kapasitas Belajar